Laat je cliënten betalen via IDeal

Laat je cliënten betalen via IDeal

Maak je cliënten het niet te moeilijk als je ze coached. Daarom kan je aan iedere factuur die je in Apollo maak automatisch een iDeal link toevoegen. Zo kan jouw klant snel en eenvoudig betalen.

Laat je cliënten betalen via IDeal

Laat je cliënten betalen via IDeal

Maak je cliënten het niet te moeilijk als je ze coached. Daarom kan je aan iedere factuur die je in Apollo maak automatisch een iDeal link toevoegen. Zo kan jouw klant snel en eenvoudig betalen.

Maak je eigen factuurtemplates

Maak je eigen factuurtemplates

Plaats je registratie- en agb nummer voor verzekeringsmaatschappij. Of voeg je eigen briefpapier onder- en bovenkant toe aan je factuur, en uiteraard je eigen log. Apollo heeft de mogelijkheid om zelf meerdere templates voor je facturen te maken.

Maak je eigen factuurtemplates

Maak je eigen factuurtemplates

Plaats je registratie- en agb nummer voor verzekeringsmaatschappij. Of voeg je eigen briefpapier onder- en bovenkant toe aan je factuur, en uiteraard je eigen log. Apollo heeft de mogelijkheid om zelf meerdere templates voor je facturen te maken.

Koppel met een boekhoudpakket

Koppel met een boekhoudpakket

Alle facturatie gegevens kunnen worden gekoppeld aan de volgende boekhoudpakketten. Exact, Reeleezee en Snelstart. In alle pakketten worden de contactgegevens, factuurgegevens en kostenplaatsen doorgegeven en worden betaal statussen opgehaald om de verkoopfacturen in Apollo te updaten. Op de support pagina kan je per koppeling precies vinden welke gegevens worden gesynchroniseerd.

Koppel met een boekhoudpakket

Koppel met een boekhoudpakket

Alle facturatie gegevens kunnen worden gekoppeld aan de volgende boekhoudpakketten. Exact, Reeleezee en Snelstart. In alle pakketten worden de contactgegevens, factuurgegevens en kostenplaatsen doorgegeven en worden betaal statussen opgehaald om de verkoopfacturen in Apollo te updaten. Op de support pagina kan je per koppeling precies vinden welke gegevens worden gesynchroniseerd.

Laat klanten betalen met automatisch incasso

Laat klanten betalen met automatisch incasso

De bank vraagt altijd om een machtiging van de automatische incasso. In Apollo kan je automatisch zo’n machtigingsformulier laten genereren. Deze stuur je naar je klant om te laten tekenen en je kan starten met automatisch incasseren.

Laat klanten betalen met automatisch incasso

Laat klanten betalen met automatisch incasso

De bank vraagt altijd om een machtiging van de automatische incasso. In Apollo kan je automatisch zo’n machtigingsformulier laten genereren. Deze stuur je naar je klant om te laten tekenen en je kan starten met automatisch incasseren.

Maak abonnementsfacturen voor jouw online programma’s in de kennisbank

Maak abonnementsfacturen voor jouw online programma’s in de kennisbank

Wanneer je zelf een programma maakt, kan je deze in de kennisbank zetten. Als je hier ook een abonnement aan koppelt, dan kan je deze automatisch factureren met de periodieke abonnementsfacturen in Apollo.

Maak abonnementsfacturen voor jouw online programma’s in de kennisbank

Maak abonnementsfacturen voor jouw online programma’s in de kennisbank

Wanneer je zelf een programma maakt, kan je deze in de kennisbank zetten. Als je hier ook een abonnement aan koppelt, dan kan je deze automatisch factureren met de periodieke abonnementsfacturen in Apollo.

Een coachfactuur maken

Een coachfactuur maken is een belangrijk proces in de coachpraktijk. Als je als coach aan de slag gaat, komt het moment dat je je eerste afspraken gehad hebt met je cliënten en vervolgens je eerste coachfacturen moet gaan sturen. Hoe doe je dat en waar moet je als coach allemaal op letten?


Wat moet er minimaal op een coachfactuur?

Een coachfactuur bestaat minimaal uit de volgende algemene factuur onderdelen:

  • De naam en het adres van jezelf of jouw bedrijf(eventueel ook jouw logo)
  • De naam en het adres van je klant
  • Je BTW-identificatienummer
  • Je KVK-nummer.
  • De factuurdatum en het factuurnummer
  • De datum van levering.
  • Het IBAN nummer van je betaalrekening
  • Je betalingscondities en (link naar) je algemene voorwaarden
  • Eventueel een inkoopnummer
Icon

Let op

De factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn. 

Daarnaast bestaat een coachfactuur minimaal uit de volgende onderdelen per factuurregel

  • Het aantal diensten dat je hebt geleverd
  • De diensten die je hebt geleverd
  • Het bedrag exclusief BTW
  • Het BTW bedrag

Op de website van de Belastingdienst vind je alle factuureisen.

 

Verzekeringsfacturen

Werk je als coach voor verzekeringsmaatschappijen? Verzekeringsmaatschappijen stellen vaak nog extra eisen aan een coachfactuur. Denk hierbij aan:

  • Jouw AGB code
  • Jouw registratienummer bij je beroepsvereniging
  • Behandelcode / Prestatiecode
  • Behandelaar
  • Verzekerdenummer klant
  • Geboortedatum klant
  • Let op: Het BIG nummer is niet meer verplicht op facturen

Neem contact op met de verzekeringsmaatschappij waarvoor jij werkt om te zien wat zij aan eisen stellen. 

 

Eenmalige facturen en abonnementsfacturen

Hoe jij je facturatie doet, moet passen bij jouw bedrijf en jouw processen. Dit kan op verschillende momenten:

  • Direct na elke afspraak
    Goed voor de cashflow als je net start. Hoe sneller je de coachfactuur verstuurt, hoe sneller je betaaldwtte krijgt.
  • Aan het einde van de maand
    Vind je het fijn om minder werk aan je facturering kwijt te zijn, dan kun je ervoor kiezen om 1 keer per maand je facturen te versturen. Als je dit slim automatiseert in je coaching software, kan dat je heel veel tijd besparen en is dit erg prettig voor je cashflow.
  • Vooraf aan een traject
    Werk je met vastgestelde trajecten of voor (grotere) bedrijven, dan kun je afspreken om het gehele traject in 1 keer vooruit te facturen. Wil je dit slim inrichten, zorg dan dat je je coachcontract al zo hebt opgesteld dat je in je coaching software direct daaruit een coachfactuur kunt opmaken.
  • Abonnementsfacturen
    Sommige coaches bieden een lesprogramma aan voor een aantal maanden tegen een maandelijkse vergoeding. Doe jij dat? Ontzorg jezelf dan met abonnementsfacturen die elke maand automatisch een factuur maken(en eventueel verzenden) zodat jij je kunt richten op de lessen in plaats van de betalingen.

Betaaltermijnen en herinneringen

Als bedrijf kun je je eigen betaaltermijnen hanteren, mits je dit binnen de wettelijke kaders doet. 

Voor particulieren schrijft de wet geen betaaltermijn voor, enkel dat deze redelijk moet zijn. Meestal is 14 tot 30 dagen een redelijke betaaltermijn.

Voor bedrijven is er een standaard wettelijke betalingstermijn van 30 dagen indien er geen betalingstermijn is overeengekomen. Grote ondernemingen zijn verplicht om in ieder geval binnen 60 dagen te betalen, ongeacht de overeengekomen betalingstermijn.

In het geval dat een particulier of bedrijf de betaaltermijn overschrijft, kun je hem daar aan herinneren door middel van het sturen van een betalingsherinnering. Er wordt onderscheid gemaakt tussen 1ste herinneringen, 2de herinneringen en aanmaningen. Het taalgebruik in deze volgorde wordt steeds strenger, bij een aanmaning voor een persoon of bedrijf in gebreke gesteld en heeft dat tot gevolg dat een incassobureau het proces moet gaan overnemen. Belangrijk: Zorg dat je een goed overzicht hebt van al jouw verstuurde coachfacturen zodat je goed inzicht hebt in waar je nog achteraan moet gaan. Laat jouw coaching software je daar bij helpen door middel van het (automatisch) versturen van 1ste herinneringen, 2de herinneringen en aanmaningen.

 

BTW soorten en de wet BIG

Eén van de minimale eisen van de belastingdienst voor een goede coachfactuur is dat je de BTW vermeldt. Soms kunnen sommige diensten die je levert van BTW vrijgesteld zijn.  Dit zijn voornamelijk diensten die te maken hebben met persoonlijke gezondheidskundige verzorging van de mens. Lever jij deze diensten en ben jij hiertoe opgeleid. Dan zou je deze diensten BTW vrijgesteld kunnen leveren. Daarnaast zijn sommige beroepsgroepen in de zorg vrijgesteld van BTW, zie https://www.bigregister.nl/registratie/nederlands-diploma-registreren/wet--en-regelgeving

BTW vrijstelling in de zorg is geen vaststaand feit en is geheel afhankelijk van jouw situatie. Informeer bij jouw boekhouder of fiscaal specialist om te kijken welke regels voor jouw situatie gelden.

Teveel of onjuist gefactureerd? Maak een creditfactuur.

Oeps, een foutje is snel gemaakt. Stel, je verstuurt een coachfactuur naar een client met 3 factuurregels erop en dat hadden er maar 2 moeten zijn. Hoe ga je daar mee om?

Het beste is om een creditfactuur te maken. Een creditfactuur is een factuur die je maakt om jouw klant en jouw boekhouding te laten zien dat de oorspronkelijke factuur niet correct is.

Waarin onderscheid een creditfactuur zich van normale coachfacturen?

  • Het factuurnummer laat duidelijk zien dat dit om een creditfactuur gaat. 
    Bijv Creditfactuur 2022-0018(over 2022-0017)
  • Alle factuurregel bedragen zijn identiek aan de oorspronkelijke factuur maar zijn negatief gemaakt. 
    Bijv. € - 100,- in plaats van € 100,-
  • De standaard betalingscondities gelden niet voor deze factuur 

Nadat je de creditfactuur hebt verstuurd, kun je de creditfactuur en de oude factuur op “Betaald” zetten, een goede factuur maken en deze goede factuur versturen.

Heb je al betaald gekregen? Stort dan het betaalde bedrag terug en wacht op de betaling van het correcte bedrag na het versturen van de goede factuur.

Heb je nog niet betaald gekregen? Dan is het wellicht handig om je klant ook op de hoogte te stellen dat je een creditfactuur gaat versturen en dat ze het oorspronkelijke bedrag niet hoeven te gaan betalen. Dat bespaart iedereen weer een aantal handelingen.

Met jouw coachingsoftware kun je snel een creditfactuur maken en een goed overzicht krijgen welke facturen er gecrediteerd zijn.

Zo snel mogelijk betaald krijgen (o.a. met iDeal)

Één van de grootste ergenissen van ondernemers is dat er klanten zijn die niet (snel) betalen. Het achter facturen aan moeten gaan voelt als verloren tijd. Nu zou het overmaken van een rekening tegenwoordig geen grote en/of moeilijke handeling meer moeten zijn, maar alsnog kun je je klanten helpen door op jouw factuur een iDeal link te plaatsen. Met de iDeal link kunnen jouw klanten direct de coachfactuur betalen. En als je iDeal gekoppeld hebt aan jouw coaching software is jouw facturatie omgeving daar ook direct bijgewerkt.

Icon

Let op

Zorg dat je de iDeal link in zowel je mail als je factuur PDF plaatst, dan kunnen ze hem altijd terugvinden.

Verstuurde facturen koppelen aan je boekhouding(rechtstreeks / verkoopbox emailadres)

Nadat je je coachfacturen verstuurd hebt, zul je per kwartaal BTW aangifte moeten gaan doen en jaarlijks aangifte bij de belastingdienst. Dat betekent dat jouw facturen ook in een boekhoudpakket moeten komen zodat deze aangiftes verzorgd kunnen worden. 

Idealiter koppelt jouw facturatiesoftware met één van de grotere boekhoudpakketten(Exact, Reeleezee, Snelstart, Twinfield). Dan worden al jouw verkoopfacturen in 1 keer gesynchroniseerd hiermee.

Zit je niet bij één van deze pakketten, geen nood. Bijna elk boekhoudpakket heeft tegenwoordig een Verkoopfacturen Inbox. Dit is een speciaal e-mailadres waar je een factuur PDF naartoe kunt mailen. Deze PDF wordt dan gescand en ingelezen door de boekhoudpakket software en komt zo alsnog in jouw boekhoudpakket. Mail (tegelijkertijd) je coachfactuur dan niet alleen naar je klant, maar ook naar dit e-mailadres en het boekhoudpakket regelt de rest. Dit geldt ook voor creditfacturen, ook die moeten in je boekhoudpakket komen.

Automatische incasso

Sommige coaches werken met lange termijn coachcontracten waarbij een client(of bedrijf) maandelijks een bedrag betaald waarvoor de diensten worden afgenomen. Het is dan fijn als er niet elke maand door de klant een factuur handmatig betaald hoeft te worden, maar dat dit automatisch afgeschreven wordt bij de klant. Het geld staat immers direct op jouw rekening en je hoeft niet de herinneringen in de gaten te houden.

Hiervoor zijn automatische incasso machtigingen. Met een automatische incasso machtiging geeft een klant aan jou het recht om periodiek een bedrag af te schrijven.

Één van de manieren om dit op te zetten is door dit aan te vragen bij je bank

Je kunt bij je bank een Euro-incasso aanvragen Zodra je de Euro incasso hebt, moet je elke klant die je wilt incasseren een incasso machtiging  laten ondertekenen. https://www.apollo.coach/support/facturen/automatisch-incasso-machtigingsformulier.html En vanaf dat moment kun je periodiek een incasso opdracht bij je bank indienen. Als je zorgt dat die opdrachten dan gelijk lopen met je facturatie cyclus heb je in 1 keer dit helemaal goed geautomatiseerd.

Factuur software

Nu is het makkelijk voor ons als coach software makers om te vertellen dat je ons product moet gaan gebruiken om eenvoudig coachfacturen te versturen, maar liever geven we je een objectief advies om je facturatie aan te laten sluiten bij jouw bedrijf. 

Ben je op zoek naar coach software voor het maken van coach facturen? Let dan goed op de volgende 5 punten:

  1. Is het eenvoudig in gebruik?
  2. Geeft het een goed overzicht waar je financieel staat?
  3. Kun je eenvoudig filteren in je facturen overzicht op jaar/klant/dienst?
  4. Is het up-to-date? Is er een koppeling met iDeal, koppelingen met boekhoudpakketten, etc… 
  5. Mooi meegenomen: Zitten er handige tools in om sneller en makkelijker te factureren?